"Het is de eerste keer sinds de laatste Elfstedentocht dat we dit oefenen", vertelt Wiebe Wieling, voorzitter van de Koninklijke Vereniging De Friesche Elf Steden. Waar de inschrijvingen in '97 nog geduldig met de hand werden behandeld, is er nu een geautomatiseerd systeem waarmee deelnemers zich een dag van tevoren zelf online kunnen aanmelden. "Alles is hier dan met één klik op het scherm te zien. Of iemand heeft betaald, of iemand zijn ID klopt en of iemand dus geldig lid is."
Een groep van ruim honderd figuratieve deelnemers werd zaterdagochtend met een geldig, dan wel onjuist startbewijs de controle ingestuurd. "We hebben het echte ledenbestand gebruikt, alleen de namen en foto's door elkaar gehaald. Verder hebben we natuurlijk expres wat fouten toegevoegd, zoals een verlopen abonnement of een met contributieachterstand." Probleemgevallen moeten zich melden bij 'Bureau bijzondere gevallen', waar deze nader worden bekeken. Ook werden hier en daar ongeduldige en agressieve deelnemers ingezet om ook de beveiliging onder de loep te nemen.
"Het is toch wel even spannend", vertelt Wieling. "Hier zitten drie dagen voorbereiding in en dan vraag je je toch af: klopt het wel allemaal als de sessie straks klaar is?" Omdat sinds seizoen 2015/2016 elk lid van start mag moet er rekening gehouden worden met 24.000 deelnemers. Het nieuwe systeem moet er onder meer voor zorgen dat die rijders over de dag verspreid worden. "Mensen krijgen bij hun inschrijving een tijd waarop ze zich moeten melden. Hier komen ze dan bij één van de zeven balies terecht waar 150 vrijwilligers in oranje hesjes aan het werk zijn."